Projektové rulezzz

Už téměř 4 roky dělám pořád nějaké projekty. Ať jako součást mého zaměstnání, nebo občas někde něco vypomůžu, když se mi projekt líbí a má smysl. Ale ve zkratce je to o tom vymyslet projekt, dát dohromady jak bude vypadat, co se má na tom všechno udělat, jaký bude mít budget, ten pak i hlídat a když pak samotný projekt proběhne, tak jeho vyhodnocení a další akční plán. Kdo tuhle práci zná, tak ví, že je to strašně moc práce, člověk si musí hrozně moc věcí hlídat a pokud na něco zapomene, může to projekt ohrozit. A to se mi už párkrát stalo.

A tak jsem se z každé chyby vždycky poučila, sebrala své spadlé sebevědomí ze země (a to bylo rozdupané davem, který prošel jednou a tam a jednou zpátky) a trochu víc se do toho zabrala. Do svého každodenního fungování jsem zapojila 3 nástroje, bez kterých  bych nebyla vůbec schopná zvládnout všechnu tu práci, kterou už mám za sebou.

1. TODO + Moleskine

Dlouho jsem si dávala dohromady různé formáty todůček. Na každý den jeden papír, psát si to do bloku, psát si to do kalendáře v telefonu, aplikace na TODO do počítače... Nic mi nevyhovovalo na 100 %. Až když jsem díky kolegovi Kubovi narazila na diář od Moleskine, pochopila jsem jeho kouzlo a začlo pro mě organizační porno. Na každý den v týdnu si píšu úkoly do červených kroužků. Pokud úkol dokončím, zaškrtnu ho černě. Úkoly zároveň časově ohraničím, abych věděla kolik mi to zabere. Příklad: porada trvá od 9 do 11 hodin, tak si k úkolu napíšu 9:00 - 11:00. Díky tomu vím, že do oběda budu mít prostor hodinu a navazující úkol zvolím takový, abych to stihla. A na ten první úkol ho napojím šipkou, abych věděla jak to jde za sebou. Tenhle systém mám z knihy Konec prokrastinace. Je to skvělá věc, všem doporučuji. A to nejen kvůli tomu, že autor knihy je můj šéf :))) Tenhle systém jsem si pak trochu poupravila svým potřebám, přidala další fluffy barvičky. Když v ten den úkol nestihnu, celý ho začerním a přepisuji ho na další den. TODO na další den si píšu den předem večer, nebo pak ten den ráno. Už jsem na tom tak závislá, že pokud ho nemám na ten den napsaný, nejsem schopná začít pracovat. 

2. Trello

Projekt má různé části a je potřeba je mít všechny někde zobrazené a vidět co se pod tím všechno skrývá za úkoly a na jaké oblasti si dát pozor. A k tomu mi nejvíce vyhovuje Trello. Ke každé konferenci, kterou pořádám, mám udělanou samostatnou nástěnku. Nejdůležitější věc je zvolit si k nástěnce vhodné pozadí, bez toho nejde začít pracovat :) Pak si přidávám sloupce, které projekt dělí na části. Příklad sloupců u konference: řečníci, témata, marketing, partneři, produkce, check-list, ideas. Ka každému sloupci jsou pak přiřazené karty, na kterých jsou například řečníci, které chceme oslovit, partneři, s kterými jednáme apod. Ke každé kartě jde pak přidat štítek, todůčko, seznam povinností, přílohy, fotky, termín dokončení, dá se o toho označit kolega, kterému to pak vyskočí v notifikacích. Když na tom pracuje víc lidí, vidí všechny aktuality, vidí co jsem já přidala, na čem pracuju apod. Neskutečně mocný nástroj, pokud se ho člověk naučí využívat. Frčím na něm už asi 3 roky a dokonce je už i v češtině. Trololooo

3. Google drive

Google drive, klasika, říkáte si. Nicméně pokud na projektu pracuje tým, potřebují si sdílet soubory, potřebují mít přístup ke grafice, tabulkám, obrázkům a nevím ještě k čemu všemu. A ne vždycky je možnost si to přeposlat, ne vždycky sedím u mailu, ne vždycky mám u sebe telefon. A tak ten nejjednodušší způsob jak se vyhnout hodinovému čekání u mailu, jestli to teda kolegyně pošle, je mít to sdílené a přístupné pro všechny. Úplně základní věc, na kterou se často zapomíná. 

Bonusový "nástroj": #unicornteam

Jako jednu radu navíc dávám pod názvem #unicornteam. Možná se to někomu bude zdát už jako klišé, ale mít okolo sebe tým, který je opravdu sladěný a navzájem se doplňuje, to je sakra důležitý. (Chtěla jsem napsat kurva důležitý, ale to by bylo asi moc agresivní.) Mít vedle sebe člověka, kterému se nemusí nic zdlouhavě vysvětlovat, to chceš. Vzájemný respekt, dodržování pravidel, podpora z obou stran. Bez toho ten #projektmanagement nebude fungovat :)